Specjalista ds. administracji

Opis zadań

• współpraca z zarządcami budynków, serwisem technicznym i sprzątającym;
• przygotowywanie OPZ-ów i innej dokumentacji do postępowań zakupowych;
• tworzenie raportów i zestawień;
• redagowanie pism i dokumentów;
• koordynacja procesu usuwania usterek technicznych w lokalizacjach Spółki;
• ewidencja w systemie elektronicznym korespondencji przychodzącej i wychodzącej wydziału administracji, w tym fv/umów;
• zarządzanie dokumentacją wydziału, w tym przechowywanie i archiwizowanie dokumentów;
• monitorowanie stanu i uzupełnianie niezbędnych materiałów związanych z funkcjonowaniem biura;
• współpraca przy optymalizacji kosztów powierzchni najmu;
• współtworzenie budżetu na kolejny rok sprawozdawczy;
• współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w celu zapewnienia wsparcia operacyjnego;
• dbałość o porządek i estetykę biura.

Wymagania

• wykształcenie min. średnie;
• umiejętność redagowania pism i dokumentów handlowych (umów, zamówień);
• biegła znajomość pakietu MS Office ( Excel- poziom średniozaawansowany);
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku, w tym w wykonywaniu zadań i czynności związanych z procesem zakupowym;
• doskonałe umiejętności organizacji własnej pracy, umiejętność określania priorytetów, rzetelność i systematyczność;
• zaangażowanie i samodzielność przy jednoczesnej umiejętności pracy w zespole;
• czynne prawo jazdy kat. B;
• dyspozycyjność.

Mile widziane:

• umiejętność negocjacji i prowadzenia różnych projektów z obszaru administracji biura;
• doświadczenie w nadzorze nad poziomem kosztów utrzymania floty samochodowej i jej rozliczenia;
• doświadczenie w obsłudze administracyjnej nieruchomości;
• analityczne i techniczne myślenie;
• doświadczenie w tworzeniu raportów i analiz na potrzeby optymalizacji kosztów administracyjnych.

Oferujemy

• stabilne warunki zatrudnienia (umowa o pracę) w prężnie działającej firmie;
• miłą i przyjazną atmosferę pracy;
• pomoc w adaptacji na nowym stanowisku;
• benefity (Luxmed, Multisport, ulgi na przejazdy kolejowe);
• bogaty ZFŚS;
• atrakcyjna lokalizacja i budynek (przy dworcu Warszawa Zachodnia);
• dodatkowe 3 dni wolne od pracy.